Değişim yönetiminin etkin, verimli, dinamik, bütüncül bir şekilde uygulanması, değişimlerin net bir şekilde kayıt altına alınması ve geçmiş bilgilerinin tutulması için işlemlerin kontrollü bir süreç dâhilinde yürütülmesi gerekmektedir. Oluşturulan değişim yönetimi süreç adımları aşağıdaki gibidir:
Değişim İhtiyacının Belirlenmesi: Değişimin belirlenmesi aşamasıdır. Bu aşamada değişim ihtiyacının tam olarak açıklanması ve tespit edilen ya da öngörülen değişimin gecikmeden görüşülmesi için değişim gereksinimleri kayıt altına alınır. Üçlü kavram hiyerarşisinde bulunan her düzeyde değişim belirlenmesi mümkündür. Örneğin, sorumlu ve ilgili kurum/kuruluşlar tarafından talep edilen ya da Kurum Yetkilisi rolü ile belirlenen değişimler, Değişim Değerlendirme rolü görüşleri doğrultusunda tespit edilen değişimler ve Üst Seviye Siyasi Sahiplik rolü nezdinde belirlenen durumlar gibi.
Değişim ile İlgili Değerlendirmenin Yapılması: İkinci aşama; ilk aşamada belirlenen değişimlerin büyüklük ve öncelik esasları dikkate alınarak etkisinin incelenmesi ve etki sonuçlarının belirlenmesidir. Değişimin etkisi düşük, orta, yüksek ve engelleyici olmak üzere 4 seviyede gruplanır.
Değişime Yönelik Kararın Belirlenmesi: Üçüncü aşama, değişime yönelik kabul/ret durumu için kararın verildiği aşamadır. Tespit edilen değişimlerin Kurum Yetkilisi rolü tarafından yapılan etki değerlendirmesi sonucunda seviyesi;
-Düşük ve orta olan değişimlerin kabul/ret kararı Kurum Yetkilisi rolü tarafından verilir.
-Yüksek ve engelleyici olan değişimlerin kabul/ret kararı Kurum Yetkilisi rolü tarafından Değişim Değerlendirme toplantısında değerlendirilmek üzere Değişim Değerlendirme rolüne aktarılır. Toplantıda bu seviyedeki değişimlere yönelik kararların değerlendirilmesi sağlanır.
Kabul/ret durumuna karar verilen değişimler ile ilgili karar bilgisi kayıt altına alınır.
Değişim Kararının Uygulanması: Dördüncü aşama; değişime yönelik belirlenen karar doğrultusunda yapılması gereken çalışmanın planlanması ve uygulanmasıdır. Bu aşamada, Strateji ve Eylem Planı’nda ilgili değişiklikler yapılır. Değişime uğrayan ve güncellenen bilgilerin, değişim talebi ile izlenebilirliğinin kurulması için ilgili işlemler kayıt altına alınır.
İletişimin Sağlanması: Değişim ile ilgili işlemlerin taraflar arasında paylaşılması ve sürekliliğinin korunması için iletişimin bir düzen dâhilinde kesintisiz var olması gerekmektedir. Değişim kayıtları hakkında paydaşların eş düzeyde haberdar edilmesi ve bu bilgilerin şeffaf bir şekilde paylaşılması önemlidir. İletişimin odağı olan, değişimin kaynağı, etki alanı, uygulama takvimi, değerlendirme süreci ve sonucu gibi bilgilerin, paydaşlar tarafından net bir şekilde anlaşılır olabilmesi için kontrollü bir iletişim ağının yapılandırılması gerekmektedir. Bu sebeple bu aşamada; kararı belirlenen değişiklik isteğine yönelik bilgiler ilgili taraflara duyurularak ve iletişimi sağlanır.
Kararın Kontrol Edilmesi/İzlenmesi: Son aşamada, Strateji ve Eylem Planı’na yansıtılan değişikliklerin izleme değerlendirme faaliyetleri kapsamında yakından takip edilmesi sağlanacaktır. Kararın kontrol edilmesi/izlenmesi adımına ek olarak, değişim yönetimi faaliyetlerinin değerlendirilmesi için düzenlenen Değişim Değerlendirme Toplantıları’nda değişimlerin önceden planlanmış bir takvim ile takibi ve kontrolü sağlanacaktır.